Wie digital ist das Arbeitsrecht?
Gehaltsabrechnungen und Krankmeldung erfordern längst keine Schriftform mehr. Und doch ist das Individualarbeitsrecht nicht umfassend digitalisiert. Im Nachfolgenden ein Überblick, was inzwischen gilt.
Noch immer gilt der Grundsatz der Formfreiheit
Obwohl das Arbeitsrecht grundsätzlich von Formfreiheit ausgeht, können durch Gesetz, Tarifvertrag oder Arbeitsvertrag Einschränkungen auftreten – doch welche Formerfordernisse gibt es überhaupt noch?
Da ist zunächst die Schriftform nach § 126 BGB als strengste Form. Sie erfordert traditionell eine eigenhändige Unterschrift des Verfassers mit seinem Namen. Telefax, Fotokopien oder Fotos von unterschriebenen Dokumenten reichen dabei nicht aus.
Die elektronische Form gemäß § 126 a BGB kann die gesetzlich vorgeschriebene Schriftform ersetzen, wenn sich aus dem Gesetz nichts anderes ergibt. Die elektronische Form im Sinne dieser Vorschrift erfordert dabei jedoch eine qualifizierte elektronische Signatur.
Die Textform nach § 126 b BGB stellt das einfachste Formerfordernis dar. Danach reicht lediglich eine lesbare Erklärung auf einem dauerhaften Datenträger aus. Hierunter fallen auch E-Mails, SMS oder Messenger-Dienste.
Beginn des Arbeitsverhältnisses: Formerfordernis wegen Nachweisgesetz
Der Abschluss des Arbeitsvertrages unterliegt grundsätzlich keiner Form, § 105 Gewerbeordnung. Das Arbeitsverhältnis kann daher grundsätzlich auch mündlich geschlossen oder konkludent geschlossen werden. Ausnahmefälle stellen insbesondere Befristungsabreden oder nachvertragliche Wettbewerbsverbote dar, welche der Schriftform bedürfen. Nach überwiegender Ansicht kann jedoch auch die elektronische Form mit qualifizierter Signatur genutzt werden.
Trotz grundsätzlicher Formfreiheit bleibt der Arbeitgeber gemäß § 2 Nachweisgesetz dazu verpflichtet, die wesentlichen Vertragsbedingungen schriftlich niederzulegen und dem Arbeitnehmer auszuhändigen. Die elektronische Form ist dabei ausdrücklich nicht zulässig. Der Gesetzgeber hat sich dabei bewusst gegen die Umsetzung der durch EU – Richtlinie 2019/1152 vorgesehenen Möglichkeit der elektronischen Form entschieden. Eine Verletzung dieser Pflicht stellt eine mit einem Bußgeld bewährte Ordnungswidrigkeit dar.
Bestehendes Arbeitsverhältnis: Krankmeldung, Abmahnung, Gehalt
In bestehenden Arbeitsverhältnissen hat sich bei den Formerfordernissen dagegen einiges getan: So gibt es im Bereich der Nachweispflichten des Entgeltfortzahlungsgesetztes Fortschritte durch die Einführung der elektronischen Übermittlung der ärztlichen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung, die seit Anfang 2023 in Kraft ist.
Auch Abmahnungen sind formfrei möglich. Ungeachtet der Formfreiheit sollten jedoch Abmahnungen aus Gründen der Beweisführung zumindest in Textform erfolgen. Auch der Zugang beim Arbeitnehmer sollte dokumentiert werden, beispielsweise durch Anforderung einer E-Mail-Lesebestätigung.
Gehaltsabrechnungen können in Textform (§ 108 GewO) erfolgen.
Auch die Führung einer Personalakte ist elektronisch möglich. Allerdings sollten für den Fall einer rechtlichen Auseinandersetzung mit dem Arbeitnehmer die Originale der schriftformerforderlichen Dokumente aufbewahrt werden.
Strengere Formerfordernisse sind dagegen bei Eltern-, Pflege- und Familienpflegezeit zu beachten.
Ende des Arbeitsverhältnisses: Bei Kündigung und Zeugnis gilt die Schriftform
Für (Änderungs-)Kündigungen und Aufhebungsvereinbarungen gilt weiterhin die Schriftform. Die elektronische Form ist ausdrücklich ausgeschlossen, § 623 Hs. 2 BGB. Gleiches gilt für die Erteilung des Arbeitszeugnisses, § 109 Abs. 3 GewO.
Für die Beendigung des Arbeitsverhältnisses bleibt der Postweg inklusive Originalunterschrift unumgänglich. Gerade dieser Bereich bedarf der sorgfältigen Beachtung der strengen Formvorschriften.
Dagegen ist die anschließende Geltendmachung von Ansprüchen innerhalb von Ausschlussfristen auch in Textform (z.B. per E-Mail) ausreichend.
Freiwilligkeit der Schriftform zu Beweiszwecken
Auch jenseits gesetzlicher Formerfordernisse sollte vor dem Hintergrund der Dokumentation und Beweisbarkeit im Zweifel eine geeignete Verschriftlichung erfolgen. Denn es sollte sichergestellt werden, dass inhaltlich die korrekten Rückschlüsse auf den Status des Arbeitsverhältnisses und die relevanten Erklärungen der Vertragsparteien während des Arbeitsverhältnisses gezogen werden können.
Gesetze sind Hemmnis der Digitalisierung
Trotz der voranschreitenden Digitalisierung bleibt das Arbeitsrecht von einer vollständigen Umstellung auf digitale Prozesse weit entfernt. Das Haupthindernis von umfassenden digitalen Dokumentenlösungen in der Unternehmenspraxis sind jedoch nicht mehr die technischen Grenzen einer Software, sondern die gesetzlichen Vorschriften.
René Illgen
Rechtsanwalt
